اگر بخواهیم ساده صحبت کنیم می توانیم بگوییم که یک سامانه مدیریت محتویات، سامانه ای است که محتویات را مدیریت می کند. این سیستم که در وب به نام CMS شناخته می شود، مخفف Content Management System است که یک نرم افزار روی سرور است و به مدیرسایت اجازه می دهد تا محتوای سایت را بدون نیاز به طراحی مجدد سایت تغییردهد.
در واقع مدیر سایت یک بار سیستم CMS را طراحی و برنامه نویسی و تعدادی قالب آماده برای صفحات طراحی می کند و آن را روی سایت کاربر نصب می کند. کاربر به راحتی می تواند صفحاتی را از آن کم یا به آن اضافه یا ویرایش کند. برای درک بیشتر کارایی می توان این سیستم را با یک سیستم ثابت هم چون HTML مقایسه کرد. هنگامی که در سایت از صفحات ثابت HTML استفاده می شود، برای به روز کردن آن ابتدا باید صفحه موجود قبلی را دانلود کرد، سپس تغییرات مورد نظر را روی آن اعمال و سپس صفحه جدید را دوباره روی سرور آپلود کرد و فقط افرادی که کدهای دسترسی لازم برای این کار را در اختیار دارند می توانند این عمل را انجام دهند.
هم چنین برای این منظور باید از برنامه های جانبی و کمکی استفاده کرد. در حالی که با در اختیار داشتن یک سیستم پویا و دینامیک مثل CMS کاربر قادرخواهد بود به سادگی مطالب موجود در سایت خود را به روز کند.سیستم های وب مدیریت محتواWCM ، WCMS و یا Web CMS یک سیستم نرم افزاری مدیریت محتوا (CMS) است، که به عنوان یک برنامه تحت وب برای پیاده سازی، ساخت و مدیریت محتوایHTML شناخته و از آن برای مدیریت و کنترل، محتویات وب (اسناد HTML و تصاویر مربوطه) استفاده می شود. امکانات WCMS شامل ایجاد محتوا، کنترل محتوا، ویرایش و توابع تعمیر و نگهداری ضروری وب سایت است.
ابزارهای این نرم افزارها به کاربر اجازه می دهد که با داشتن دانش کمی از زبان های برنامه نویسی یا زبان نشانه گذاری بتواند با سهولت نسبی به ایجاد و مدیریت محتوا بپردازد. بیشتر سیستم ها از یک پایگاه داده برای ذخیره محتوا، فراداده ها، یا اشیایی که ممکن است توسط سیستم مورد نیاز باشد استفاده می کنند .مطالب و محتوا اغلب، به شکل XML ذخیره و برای تسهیل استفاده مجدد و قابل انعطاف ارائه می شود. لایه ارائه محتوای وب به بازدیدکنندگان سایت بر اساس مجموعه ای ازtemplate ها نشان داده می شود.template ها گاهی به صورت فایلXSLT است. بیشتر سیستم ها از یک«server side caching» برای تقویت عملکرد استفاده می کند.
این تا زمانی خوب است که WCMS تغییر نکرده است، اما گاهی اوقات مشاهده ها به صورت منظم رخ می دهد. مدیریت به طور معمول از طریق مرورگر انجام می شود، اما بعضی از سیستم ها به استفاده از یک «fatclient» نیاز دارد. بر خلاف سازندگان وب سایت، WCMS اجازه می دهد تا کاربر غیر فنی توانایی انجام تغییرات دلخواه را با آموزش کم داشته باشد.WCMS به طور معمول برای راه اندازی و اضافه کردن ویژگی های جدید به یک کد نویس با تجربه نیاز دارد، اما در درجه اول ابزار تعمیر و نگهداری برای مدیران غیر فنی است.
مزایای سیستم مدیریت محتوا CMS
سیستم مدیریت محتوا (CMS) تحولی شگرف در زمینه طراحی و مدیریت سایت های اینترنتی به شمار می آید. امروزه توقع بینندگان سایت ها بسیار بالا رفته است و دیگر مرور سایت هایی با صفحات ثابت و راکد هیجانی در کاربران به وجود نمی آورد. سطح توقع کاربران امروزی سرعت در تغییر و به روزرسانی اطلاعات است و ارائه مطالب و اطلاعات جدید در هر بار رجوع کاربران به سایت می تواند آن ها را پای بند سایت کند.